Organigramas polifuncionales

por **H.I.V** Mar Ago 12, 2008 1:53 am

No quiero hablar de sexo . . . quiero hablar de los organigramas

ORGANIGRAMAS

Toda empresa cuenta, en forma explícita o implícita, con un cierto juego de jerarquías y atribuciones asignadas a los miembros de la misma.

Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal es la estructura explícita y oficialmente reconocida por la empresa. La estructura informal es la resultante de la filosofía de la conducción y el poder relativo de los individuos que componen la organización, no en función de su ubicación en la estructura formal, sino en función de influencia sobre otros miembros.

Las estructuras organizativas se sustentan en dos procesos:

Delegación: es el proceso por el cual un miembro de una organización transfiere o pasa una o más funciones a otro miembro.
Departamentalización: es el proceso que consiste en agrupar tareas o funciones en conjuntos homogéneos, especializados en el cumplimiento de cierto tipo de actividades. Generalmente adopta la forma de gerencias, departamentos, secciones, etc.

Representación gráfica de la estructura formal de una organización

La estructura formal de una organización puede representarse gráficamente mediante un organigrama.

Un organigrama muestra gráficamente las relaciones existentes entre las partes que componen la organización. Puede ser considerado como una herramienta a través de la cual pueden lograrse algunos de los siguientes objetivos:

Mostrar las áreas de actividad que componen la organización. Esto permite a los miembros de la entidad visualizar su ubicación relativa a la misma. Facilita también una mejor definición de la distribución de las responsabilidades de los funcionarios.

Analizar y evaluar estructuras y funciones vigentes y detectar, en consecuencias, deficiencias de estructuración. En este sentido, debe recordarse la existencia de principios básicos de organización que determinan formalmente las pautas a que deben ajustarse las entidades en cuanto a la distribución de las funciones y responsabilidades.

Principio	Posibles Deficiencias Detectadas
Unidad de Mando	Un sector figura en el organigrama dependiendo jerárquicamente de dos o más sectores.
Definición precisa de los niveles jerárquicos	En consideración a la ubicación en que se encuentra un sector, no queda definido con claridad el nivel que le corresponde en relación al resto de los sectores: departamento, división, sección, etc.
Separación de funciones	Una posición reúne en sí misma funciones heterogéneas que pueden crear, condiciones incompatibles desde el punto de vista del control interno.
Precisión en la determinación de funciones de línea y de asesoramiento.	La existencia de cargos "adscriptos" puede crear confusión en cuanto a su consideración de órgano de asesoramiento o ejecución.
Espacio de control	Puede observarse un desequilibrio en cuanto a la distribución de niveles o responsabilidades, provocando deficiencias de control en algunas áreas, en razón del excesivo número de personas y funciones en supervisar. Por otro lado podría darse la situación inversa, cuando de un cargo depende solamente un subordinado y a éste responde otro u otros subordinados. En todas organización empresaria, una excesiva cantidad de subordinados bajo el mando de un mismo supervisor disminuirá la eficiencia e incrementará el coeficiente de error en la operatoria de éste, como consecuencia de la excesiva cantidad de decisiones y datos a su cargo. En forma inversa, una empresa en la que en una de las áreas de su estructura existen tres niveles en los que se da el tipo de delegación uno a uno y un cuarto nivel de ejecución, la sospecha obvia será la de considerar que las funciones de los tres primeros niveles son relativamente triviales y que por lo tanto, pudieron ser comprimidas en el trabajo de un solo jefe o gerente.

Proponer una nueva estructura de una organización ya instituida o a instituir.

Normalización de Organigramas

Las entidades normativas que han tratado este tema son AFNOR (Association Francaise de Normalisation) e IRAM (Instituto Argentino de Racionalización de Materiales)

Las distintas formas de diseño obedecen a los usos o preferencias de los especialistas y a las decisiones o resoluciones de las asociaciones o instituciones normativas.

Los métodos de graficación más utilizados pueden agruparse en dos tendencias:

Los inspirados en formas geométricas piramidales o triangulares;
1. Representación vertical, que incluye los modelos piramidal vertical, lineal y AFNOR antiguo
2. Representación horizontal, que comprende los modelos piramidal horizontal y AFNOR actual.
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Los inspirados en formas geométricas circulares.
1. Representación circular
2. Representación semicircular
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Diagrama Piramidal Vertical

Es la forma de graficación de organigramas más difundida en nuestro país.

Diagrama Piramidal Horizontal

El perfil de la pirámide no se muestra apoyada sobre la base, sino que se desarrolla de izquierda a derecha, haciendo coincidir su vértice con el extremo izquierdo del diagrama.

Diagrama Mixto

Combina los dos anteriores.

Diagrama Piramidal Lineal

Esta forma de representación gráfica no utiliza símbolos geométricos, pero su estructura es similar a la modalidad piramidal vertical. Las descripciones de los puestos se vinculan a través de líneas que conforman la estructura del organigrama.

GERENTE GENERAL

GERENTE COMERCIALIZACIÓN

JEFE SUCURSAL SUR

VENDEDOR

PROMOTOR

REPOSITOR

JEFE SUCURSAL NORTE

JEFE SUCURSAL ESTE

GERENTE PRODUCCIÓN

JEFE CORTE

JEFE PEGADO

JEFE TERMINADO

GERENTE RECURSOS HUMANOS

GERENTE ADMINISTRACIÓN

Diagrama Circular

El gráfico se muestra en forma de círculos concéntricos. La jerarquía máxima se representa dentro del círculo central. A partir de éste los puestos que continúan en orden jerárquicos, dentro de los círculos que se desarrollan hacia la periferia.

Diagrama Semicircular

Sigue los mismos lineamientos gráficos que los indicados para el diagrama circular, con la limitación a la representación dentro de la mitad de un circulo.

Simbología

Rectángulos
Se utilizan para representar cargos, funciones, categorías y/o personas de acuerdo al tipo de diagrama que se quiere representar.
Se dibujan en posición horizontal y su tamaño está en relación directa con la importancia relativa de la posición que representa.
Los rectángulos tendrán su lado mayor igual al doble del lado menor, pudiendo ser éste de 15,20,25 o 30 milímetros. Las medidas indicadas en milímetros permiten adecuar el tamaño del rectángulo al nivel jerárquico del sector que representa. Obviamente, todos los sectores de equivalente nivel jerárquico se representarán con rectángulos de iguales dimensiones.
Líneas
Indican la relación de autoridad existente entre los cargos, funciones, categorías y/o personas. Si la relación es de autoridad lineal o jerárquica se utilizan líneas continuas, mientras que las relaciones de "staff" o de apoyo utilizan líneas de trazos.
Se dibujan en sentido horizontal o vertical exclusivamente.
Deben partir del punto medio del lado inferior del rectángulo de mayor nivel y arribar al punto medio del lado izquierdo, derecho o superior del rectángulo de menor nivel.

En caso de ser necesario dividir el diagrama en más de una hoja, en los diagramas siguientes al primero deben tener como primer nivel una posición ya representada en el diagrama anterior.. Para relacionar los diagramas que son uno continuación de otro se utiliza un "conector" con el número de código asignado a los respectivos diagramas.

Si se desea graficar un solo sector de la organización y no su totalidad es necesario indicar claramente que es sólo una parte de un diagrama mayor para lo cual las líneas horizontales que vincular el sector con los restantes serán dibujadas con líneas de trazos.

Para ejemplificar lo antes visto se presenta un ejemplo con su resolución paso a paso:

Ejemplo:

Este organigrama pertenece a la editorial LEAMOS MAS S.R.L. que edita 3 revistas de interés general

La editorial cuenta con un Director General de quien dependen el Director periodístico, el Jefe de Diagramación e impresión, el Jefe de Comercialización y el Jefe de Administración.

El Director periodístico (que cuenta con la ayuda de un Asesor literario externo a la revista) tiene a su cargo al Jefe de periodistas, al Jefe de Columnistas, al Jefe de Redactores, al Jefe de Fotógrafos y a los Jefes de cada una de las 3 revistas. Las personas que trabajan en este sector están asignadas a una revista específica por lo que responden tanto al Jefe de esa revista como al Jefe de su función (periodista, columnista, redactor o fotografía).

Del Jefe de Diagramación e Impresión dependel el Responsable de Diagramación, el de Pre-edición, el de Edición y el de Impresión.

El Jefe de Comercialización tiene a su cargo al Responsable de Publicidad (de quien dependen el Encargado de Publicidad en Argentina y el Encargado de Publicidad en el Exterior) y el Responsable de Ventas de quien dependen el Encargado de Ventas en Argentina y el Encargado de Ventas en el exterior. Del Encargado de Ventas en Argentina dependen el Distribuidor de la zona centro, el de la zona sur y el de la zona norte.

El Jefe de Administración (asesorado por un Contador) tiene a su cargo a dos administrativos y un auxiliar). (Los administrativos se encuentran un nivel por debajo de los distribuidores).

Resolución paso a paso:

La editorial cuenta con un Director General ...

... de quien dependen el Director periodístico, el Jefe de Diagramación e impresión, el Jefe de Comercialización y el Jefe de Administración. ...

...El Director periodístico (que cuenta con la ayuda de un Asesor literario externo a la revista) ...

...tiene a su cargo al Jefe de Periodistas, al Jefe de Columnistas, al Jefe de Redactores, al Jefe de Fotógrafos y a los Jefes de cada una de las 3 revistas. Las personas que trabajan en este sector están asignadas a una revista específica por lo que responden tanto al Jefe de esa revista como al Jefe de su función (periodista, columnista, redactor o fotografía)...